Politika zasebnosti
AiNewProces pri obdelavi osebnih podatkov upošteva veljavne zakonske zahteve in načela sorazmernosti. Ta politika pojasnjuje, katere podatke zbiramo, za katere namene jih uporabljamo in kako jih varujemo. Podatki se obdelujejo za zagotavljanje storitev avtomatizacije procesov, za tehnično podporo, analitiko in poslovno komunikacijo. Kontaktne podatke, naslov in identifikacijsko številko podjetja najdete v spodnjih informacijah.
Definicije
V tem razdelku pojasnimo ključne pojme, uporabljene v politiki zasebnosti AiNewProces, da bodo uporabniki razumeli obseg in namen obdelave podatkov.
Zbiranje podatkov
AiNewProces zbira podatke, ki so potrebni za zagotavljanje storitev, tehnično delovanje platforme in izpolnjevanje pogodb. Zbiranje je omejeno na podatke, ki so sorazmerni z izpolnitvijo navedenih namenov.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatki, ki jih uporabniki neposredno posredujejo pri registraciji, komunikaciji ali uporabi storitev, vključno z informacijami za identifikacijo in poslovnim komuniciranjem.
- Ime in priimek ali naziv podjetja
- Kontaktni elektronski naslov in telefonska številka
- Podatki o podjetju, vloga in funkcija uporabnika
- Podatki za obračunavanja in pogodbeni podatki, kjer je to potrebno
- Vsebina sporočil in obrascev, ki jih posreduje uporabnik
- Odstopne in soglasne nastavitve, ki jih uporabnik izbere prostovoljno
Samodejno zbrani podatki
Med uporabo storitev se lahko samodejno zbirajo tehnični in analitični podatki za zagotovitev varnega in optimalnega delovanja platforme.
- IP naslov in geolokacijski podatki na ravni države
- Podatki o napravi in brskalniku (tip, različica, operacijski sistem)
- Dnevniški zapisi o dostopih in dogodkih (logi)
- Podatki o uporabi storitve in telemetrija
- Podatki o napakah in poročilih o delovanju
- Anonimizirane ali agregirane statistične informacije
Podatki od tretjih oseb
V nekaterih primerih lahko pridobimo podatke od tretjih ponudnikov, kadar je to potrebno za izvedbo storitve ali za podporo integracijam.
- Ponudniki gostovanja in oblačnih storitev
- Ponudniki analitike in storitev za spremljanje zmogljivosti
- Partnerji za integracije in tehnično podporo
Namen obdelave podatkov
Podatke obdelujemo iz jasnih in določenih razlogov, ki so opisani v nadaljevanju. Vsaka obdelava je povezana z upravljanjem storitev AiNewProces.
- Izvedba in upravljanje pogodbenih storitev avtomatizacije
- Tehnična podpora, diagnostika in izboljšave delovanja
- Analitika uporabe in priprava poročil za interno optimizacijo
- Varnostne aktivnosti in preprečevanje zlorab
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti in računovodskih zahtev
- Komunikacija o storitvah, obvestila o spremembah in administrativna obvestila
- Izvedba plačil in upravljanje finančnih transakcij, kjer je to relevantno
- Razvoj in testiranje funkcionalnosti za izboljšanje storitev
Pravni temelji obdelave
Obdelava osebnih podatkov temelji na enem ali več zakonitih razlogih, kot so izpolnitev pogodbe, izpolnjevanje zakonitih obveznosti ali soglasje uporabnika, kjer je to zahtevano.
- Izpolnitev pogodbe oziroma izvaja storitev po pogodbi z uporabnikom
- Soglasje uporabnika za nekatere vrste obdelav, kot so marketinške komunikacije
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti, npr. računovodskih zahtev
- Upravljanje legitimnih interesov za zagotavljanje varnosti in stabilnosti storitev
Pravice po Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR)
Uporabnikom pripadajo pravice v skladu z GDPR. Zahteve za uveljavljanje pravic je možno nasloviti na kontaktne podatke za podporo oziroma referenta za varstvo podatkov.
- Pravica do dostopa do svojih osebnih podatkov
- Pravica do poprave osebnih podatkov
- Pravica do izbrisa ali omejitve obdelave v upravičenih primerih
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kjer je to primerno
- Pravica, da vloži pritožbo pri pristojnem nadzornem organu
- Pravica, da kadar je obdelava na podlagi soglasja, soglasje kadarkoli umakne
Deljenje podatkov
Podatke po potrebi delimo z obdelovalci in partnerji, ki zagotavljajo storitve v podporo našim rešitvam. Deljenje je omejeno in nadzorovano z ustreznimi pogodbami o obdelavi podatkov.
- Zunanji ponudniki gostovanja in infrastrukture v oblaku
- Ponudniki analitike in monitoring storitev
- Izvajalci integracij in tehnične podpore
- Finančni ponudniki in računovodski partnerji, če je potrebno
- Pristojni državni organi v primeru zakonitega zahtevka
- Davčni ali revizijski partnerji ob zakonskih zahtevah
Prenosi podatkov v tujino
Za nemoteno delovanje storitev je lahko potrebno občasno prenesti podatke v države zunaj EU/EGP. V takih primerih uporabljamo pravno ustrezne ukrepe za zaščito podatkov.
Pri prenosih v tretje države uporabimo ustrezne varnostne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule EU, ocene varnosti ponudnikov in tehnične zaščitne ukrepe.
Hranjenje podatkov
Podatke hranimo za čas, ki je potreben za uresničitev namenov zbiranja, razen če zakon določa daljše roke hrambe.
Računi in osnovni podatki o strankah se hranijo tako dolgo, kot obstaja pogodbeni odnos ter nadaljnje obdobje za izpolnitev pravnih obveznosti.
Sporočila in komunikacija se hranijo za obdobje, ki omogoča podporo spletnim storitvam in reševanje zahtevkov; obdobje je sorazmerno in dokumentirano.
Dnevniki dostopov in sistemski logi se hranijo omejeno obdobje za potrebe varnosti in forenzične analize, nato se arhivirajo ali anonimizirajo.
Ob izteku obdobja hrambe ali na uveljavljeno zahtevo se osebni podatki izbrišejo ali anonimizirajo, razen kadar je nadaljnje hranjenje potrebno iz zakonskih razlogov.
Varnost podatkov
Varnost podatkov izvajamo z tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, vključno z enkripcijo, nadzorom dostopa, rednimi varnostnimi pregledi ter usposabljanjem osebja. Cilj je zmanjšati tveganja nepooblaščenega dostopa, izgube ali zlorabe podatkov.
- Šifriranje podatkov med prenosom in shranjevanjem
- Upravljanje dostopa, revizijski sledovi in redna preverjanja varnosti
- Redno izvajanje varnostnih revizij, vodenje dnevnikov dostopa in omejevanje pravic do osebnih podatkov po principu najmanjših privilegijev.
Pravice uporabnikov
Uporabnikom pripadajo pravice v zvezi z osebnimi podatki v skladu z veljavno zakonodajo. AiNewProces pojasnjuje, katere pravice lahko uveljavljate in kako jih zahtevati.
- Pravica do dostopa: pravica pridobiti potrdilo, ali se vaši osebni podatki obdelujejo, ter kopijo obdelanih podatkov.
- Pravica do poprave: možnost zahteve spremembe netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov.
- Pravica do izbrisa: možnost zahtevati izbris osebnih podatkov, kadar za to obstaja pravna podlaga (npr. podatki niso več potrebni za namen obdelave).
- Pravica do omejitve obdelave: zahteva za začasno omejitev uporabe podatkov v določenih primerih.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: v primeru strukturiranih, pogosto uporabnih in strojno berljivih podatkov lahko zahtevate prenos podatkov tretji osebi.
- Pravica do ugovora: možnost ugovarjanja obdelavi podatkov, ki temelji na zakonitem interesu ali za namen neposrednega trženja.
- Pravica do preklica soglasja: kadar obdelava temelji na soglasju, lahko soglasje kadar koli prekličete za prihodnje obdelave.
- Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: če menite, da so bile vaše pravice kršene, se lahko obrnete na pristojni organ v Sloveniji.
Uveljavljanje pravic glede osebnih podatkov
Zahtevo za uveljavljanje katere koli pravice pošljite pisno preko kontaktnega obrazca na AiNewProces.link ali po pošti na naslov podjetja. Za lažjo obravnavo navedite svoje podatke, jasno označite, katero pravico uveljavljate, in priložite dokazilo o identiteti, če je potrebno.
AiNewProces običajno odgovori na utemeljene zahteve v 30 dneh od prejema. Če zahteva zahteva dodatna pojasnila ali je zapletena, vas bomo obvestili o podaljšku in razlogih za zamudo.
Trženje in obvestila
AiNewProces lahko pošilja informativne komunikacije in posodobitve uporabnikom, ki so za to dali soglasje. Komunikacije so omejene na informacije o storitvah, posodobitvah in izobraževalnih vsebinah v kontekstu avtomatizacije procesov z uporabo umetne inteligence.
Če ne želite prejemati tržnih sporočil, lahko odjavite prejemanje preko povezave v vsakem sporočilu ali prek kontaktnega obrazca na AiNewProces.link.
Otroci in varstvo mladoletnih oseb
Storitev ni namenjena zbirateljstvu podatkov otrok, mlajših od 16 let, brez soglasja zakonitega zastopnika. Če menite, da so bili podatki mladoletne osebe posredovani brez soglasja, nas obvestite preko kontaktnih kanalov.
Povezave do drugih spletnih mest
Na AiNewProces.link so lahko povezave do tretjih strani. AiNewProces ne nadzira vsebin teh strani in ni odgovoren za njihove prakse zasebnosti ali varstvo podatkov. Pred deljenjem osebnih podatkov na teh straneh preberite njihove politike zasebnosti.
Spremembe politike zasebnosti
AiNewProces bo redno posodabljal to politiko zasebnosti. Pomembne spremembe bodo objavljene na AiNewProces.link z navedbo datuma uveljavitve. Trenutno veljavna različica je aktualna z dnem 22-02-2026.